Bem vindo ao Onboarding Albetech

Bem vindo ao manual de operações e processos da Albetech. Aqui está descrito todo fluxo de processos, cada etapa, responsabilidades e boas práticas de operação.

Caso você tenha dúvidas de algum procedimento, verifique ao lado o menu do departamento de interesse, clique no mesmo e avalie as orientações aqui propostas. Caso falte alguma informação, solicite ao departamento de operações e processos para executar as devidas correções

Esperamos que você tire o melhor proveito dos dados aqui contidos, e que este, o auxilie na jornada de onboarding da empresa. Boas vindas e mão na massa.

 
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2.1. Setor de Compras

2.1.1. Visão genérica do processo

processo macro compras.PNG

2.1.2. Visão genérica das etapas

etapas processo compras.jpg

2.1.3. Fluxo de processo

processo micro compras.PNG

2.1.4. Instrução de trabalho

Nova Solicitação: Qualquer colaborador pode fazer uma solicitação de compra. Necessário sempre informar a necessidade, prazo quando houver e destinação da compra.

Aprovação de Solicitação: Comprador avalia a necessidade da solicitação mediante políticas da empresa. Sempre informar justificativa em caso de reprovação.

Nova Cotação: Comprador avalia se existe mais de um fornecedor do item, faz cotações de preço, condições de pagamento e prazo de entrega após confirmação de pedido.

Novo Pedido: Comprador avalia orçamento com melhores condições para a necessidade e oficializa o lançamento de pedido.

Aprovação do Pedido: Gerente de suprimentos avalia pedido e aprova ou reprova o andamento. Sempre informar a justificativa em caso de reprovação.

Aprovação Financeira do Pedido: Caso valor do pedido esteja fora da alçada, gerente financeiro avalia investimento e condições de pagamento. Sempre informar a justificativa em caso de reprovação.

 
 

2.2. Setor Financeiro

2.2.1. Contas a Pagar

2.2.1.1. Visão genérica do processo

processo macro contas a pagar.PNG

2.2.1.2. Visão genérica das etapas

etapas processo de contas a pagar.jpg

2.2.1.3. Fluxo de processo

processo micro contas a pagar.PNG

2.2.1.4. Instrução de trabalho

Verificação de documentos de contas a pagar: Auxiliar administrativo verifica se possui todos documentos necessários para liquidar as contas apontadas em relatório.

Verificação de recursos disponíveis: Auxiliar administrativo verifica se possui recurso em conta para liquidação de todas as contas a pagar extraidas em relatório.

Viabilização de recurso: Gerente administrativo avalia com diretor financeiro a forma de disponibilizar os recursos necessários para liquidação de contas.

Priorização de contas: Caso o recurso disponibilizado não seja suficiente, gerente administrativo prioriza quais contas devem ser pagas com o recurso apresentado.

Pagamento de contas: Auxiliar administrativo faz a liquidação das contas agendadas.

Baixar contas pagas: Auxiliar administrativo faz a baixa em sistema das contas liquidadas.

Conciliação bancária de pagamentos: Auxiliar administrativo faz a conciliação bancária de contas pagas.

Relatório de pagamentos: Auxiliar administrativo faz o relatório de contas pagas, abertas e recurso disponível.

2.2.2. Contas a Receber

2.2.2.1. Visão genérica do processo

processo macro contas a receber.PNG

2.2.2.2. Visão genérica das etapas

etapas processo de contas a receber.jpg

2.2.2.3. Fluxo de processo

processo micro contas a receber.PNG

2.2.2.4. Instrução de trabalho

Verificação de borderô anterior: Auxiliar administrativo verifica se o borderô gerado no dia útil anterior foi processado corretamente. Se não, avalia causa do erro, em caso de erros de cadastro, solicita correção ao setor de faturamento.

Extrato bancário útil anterior: Gerente administrativo coleta extratos de banco, disponibiliza para auxiliares e estes verificam origem de valores.

Baixa de contas recebidas: Auxiliar administrativo, munido dos retornos, avalia contas que foram quitadas e baixadas do sistema.

Conciliação bancária de recebíveis: Auxiliar administrativo, munido dos extratos, avalia contas que foram quitadas por transferências e faz as baixas manuais no sistema.

Relatório de recebimentos: Auxiliar administrativo gera relatório de recebimentos do sistema.

Borderô diário: Auxiliar administrativo gera borderô dos documentos do dia.

Borderô pendentes: Auxiliar administrativo gera borderô dos documentos que necessitavam de correção anterior e foram corrigidos.

Remessas para banco: Auxiliar administrativo envia remessas para os bancos.

2.2.3. Cobranças

2.2.3.1. Visão genérica do processo

processo_macro_cobranças.PNG

2.2.3.2. Visão genérica das etapas

etapas_processo_cobrança.jpg

2.2.3.3. Fluxo de processo

processo_micro_cobranças.PNG

2.2.3.4. Instrução de trabalho

Classificar categoria de inadimplentes: Assistente de cobrança classifica os inadimplentes conforme as regras de negócio nas três classes introduzidas.

Cobrar inadimplentes classe 1: Assistente de cobrança faz a primeira cobrança, geralmente um curto prazo após vencimento do pagamento.

Cobrar inadimplentes classe 2: Assistente de cobrança faz segunda cobrança, geralmente no período em que o cliente está prestes a ir a protesto.

Busca negociação inadimplente classe 3: Assistente de cobrança faz contato em busca de negociação de valores pendentes com cliente, geralmente cliente já está em cartório.

Cobrança jurídica inadimplente classe 4: Assistente de cobrança deixa de cobrar, Gerente administrativo avalia e encaminha para cobrança jurídica.

Abertura de negociação: Caso cliente tenha interesse em negociar pendencias, assistente de cobrança faz proposta conforme escopo de negócio permite.

Aprovação de proposta: Caso a negociação fuja ao escopo padrão das regras de negócio, a aprovação deve ser coletada junto ao Gerente Administrativo.

Formalização de proposta: Após negociado com cliente, assistente de cobrança formaliza proposta acordada junto com novos documentos de cobrança e envia ao cliente.

Relatório de cobrança: Assistente de cobrança tira relatório de cobranças realizadas.

2.3. Setor de Recebimento

2.3.1. Visão genérica do processo

processo macro recebimento.PNG

2.3.2. Visão genérica das etapas

etapas processo recebimento.jpg

2.3.3. Fluxo de processo

processo micro recebimento.PNG

2.3.4. Instrução de trabalho

Verificação de ordem de compra: Assistente de recebimento avalia se o material em processo de entrada possui ordem de compra lançada.

Lança irregularidade: Em caso de irregularidade no processo de entrada de material, assistente de recebimento lança irregularidade para o departamento de compras.

Verificação do material: Assistente de recebimento verifica condição do material entregue, bate com ordem de compra e com nota.

Entrada fiscal do material: Assistente de recebimento lança as notas de mercadoria no sistema conforme treinamento de classificação fiscal de cada mercadoria.

Verificação de nota fiscal: Assistente de recebimento verifica se a nota da mercadoria em processo de entrada bate com a ordem de compra do material.

Recusa de mercadoria: Caso irregularidade inviabilize o processo de entrada de mercadoria, assistente de recebimento faz a recusa formal do material e encerra entrada.

Liberação / aceite de mercadoria: Assistente de recebimento da o aceite do material, assina conhecimento de entrega a da continuidade no processo de entrada.

Encaminha material: Assistente de recebimento encaminha o material para departamento designado para os itens.

 

2.4. Setor de Expedição

2.4.1. Visão genérica do processo

processo macro expedição.PNG

2.4.2. Visão genérica das etapas

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2.4.3. Fluxo de processo

processo micro expedição.PNG

2.4.4. Instrução de trabalho

Nova nota fiscal: Faturista lança notas a serem expedida pelo departamento de expedição.

Lançamento de irregularidade: Em caso de irregularidade na nota fiscal, auxiliar de expedição lança para faturista avaliar as correções necessárias.

Verificação de frete: Auxiliar de expedição verifica se as informações de frete e transportadora constam na nota fiscal.

Correção de irregularidade: Faturista decide se irá corrigir a irregularidade, aprovar com irregularidade ou cancelar o processo.

Localiza remessa: Auxiliar de expedição localiza a remessa para envio.

Conferencia da remessa: Auxiliar de expedição confere a remessa com a nota fiscal para envio.

Solicita correção para estoquista: Caso remessa esteja incorreta, auxiliar de expedição solicita correção para estoquista.

Embalagem: Auxiliar de expedição embala remessa para envio.

Correção de remessa: Estoquista avalia se pode corrigir a remessa ou não. Caso não possa ser corrigida auxiliar de expedição lança nova irregularidade para faturista.

Confirmação de embarque: Auxiliar de expedição coleta assinatura e comprovante de embarque de remessa pela transportadora ou responsável.

Confirmação de saída: Auxiliar de expedição confirma no sistema a saída da remessa da expedição.

 

2.5. Setor de Faturamento

2.5.1. Visão genérica do processo

processo macro faturamento.PNG

2.5.2. Visão genérica das etapas

etapas processo faturamento.jpg

2.5.3. Fluxo de processo

processo micro faturamento.PNG

2.5.4. Instrução de trabalho

Relatório e conferência de pedidos autorizados: Faturista tira relatório de pedidos aprovados para etapa de faturamento e faz conferência para avaliar se os pedidos contêm todos os dados necessários para prosseguir no processo.

Solicitar correções ao setor comercial: Em caso de faltar dados ou conter dados errados no pedido, faturista solicita ao departamento comercial responsável as devidas correções para avançar.

Aplicação das regras de crédito: Faturista avalia se algum pedido consta reprovado no crédito pré-aprovado ou limites de venda, campanhas ou bonificações.

Solicitar aprovação Financeira: Caso pedido esteja foras das regras de crédito ou limite, faturista solicita ao Gerente Administrativo a aprovação no pedido para avançar.

Emissão de notas e documentos: Faturista emite todas as notas fiscais, boletos e documentos necessário dos pedidos aprovados até essa etapa do processo.

Envio de notas e documentos para expedição: Faturista enviar todos os documentos emitidos ao departamento de expedição.

Relatório de faturamento: Faturista faz relatório de notas emitidas e envia para gestão do departamento.

 

2.6. Setor de Almoxarifado

2.6.1. Visão genérica do processo

processo macro almoxarifado.PNG

2.6.2. Visão genérica das etapas

etapas processo de estoque.jpg

2.6.3. Fluxo de processo

processo micro almoxarifado.PNG

2.6.4. Instrução de trabalho

Conferência de mercadoria: Estoquista confere a mercadoria em busca de irregularidades que possam impossibilitar seu uso.

Verificação de estoque: Estoquista verifica se possui estoque para atender a requisição de materiais.

Lança irregularidade: Caso a mercadoria esteja irregular, estoquista faz um lançamento de irregularidade.

Lança necessidade de compra: Caso não tenha material em estoque para atender a requisição, estoquista lança uma necessidade de compra.

Armazena em área não conforme: Estoquista armazena itens irregulares em região de estoque não conforme para analise posterior.

Informe solicitante: Informa ao solicitante da requisição sobre a ausência do material requisitado.

Faz baixa manual no sistema: Estoquista da baixa dos itens não conforme do estoque manualmente.

Armazena em respectivo endereço: Estoquista armazena itens de entrada em seu respectivo endereço no estoque.

Separa material: Estoquista separa material solicitado em requisição.

Libera material: Estoquista libera material solicitado em requisição para coleta.

Lançamento de saída: Estoquista lança saída de material liberado em sistema.

 

2.7. Setor de Recursos Humanos

2.7.1. Visão genérica do processo

processo macro recursos humanos.PNG

2.7.2. Visão genérica das etapas

etapas processo recursos humanos.jpg

2.7.3. Fluxo de processo

processo micro recursos humanos.PNG

2.7.4. Instrução de trabalho

Levantamento de solicitações: Auxiliar de recursos humanos levanta todas as solicitações abertas para a aprovação do gerente de recursos humanos.

Levantamento de escopo: Auxiliar de recursos humanos levanta todas as habilidades técnicas e comportamentais exigidas para a vaga aberta e monta o escopo de contratação.

Busca de currículos: Auxiliar de recursos humanos aciona fontes de currículos para construir base de talentos para processo de entrevista posterior.

Classificação de candidatos: Auxiliar de recursos humanos classifica os candidatos conforme pontuação de entrevista e elenca os candidatos que irão para a avaliação do solicitante.

Formalização de proposta: Gerente de recursos humanos formaliza a proposta de contratação ao candidato e solicita sua aprovação em um prazo útil.

Efetivação da contratação: Auxiliar de recursos humanos finaliza processo de contratação em formato de contrato de experiência para dar inicio as atividades e informa candidato da data de start.

Treinamento específico: Gerente de recursos humanos fornece o treinamento especifico da função que será desempenhada pelo novo colaborador.

Aprovação de solicitações: Gerente de recursos humanos avalia solicitações junto a gerência e direção para entender real necessidade.

Avaliação de talento interno: Auxiliar de recursos humanos avalia banco de talentos internos antes de buscar talentos externos.

Entrevista: Auxiliar de recursos humanos marca entrevistas com os potenciais candidatos e gerente de recursos humanos entrevista candidatos segundo metodologia.

Apresentação de candidatos: Apresentar os candidatos para o gestor/diretor solicitantes e definir qual se enquadra melhor no perfil. Caso solicitante deseje participar de uma entrevista pode solicitar o mesmo.

Documentação padronizada: Auxiliar de recursos humanos providencia juntamente ao candidato todas as documentações padronizadas necessárias para contratação.

Treinamento geral: Gerente de recursos humanos passa as orientações iniciais e treinamento geral para novo colaborador.

Onboarding: Gerente de recursos humanos apresenta o novo colaborador a equipe, os seus gestores, estrutura hierárquica da empresa e da start nas atividades desta.